Caro leitor,
Com um mundo cada vez mais competitivo, exigente por resultados, a gestão do tempo se tornou cada vez mais imprescindível para alcançar o objetivo desejado. Vale salientar que de uma forma ou de outra, essa preocupação sempre existiu, quando nos primórdios a medição da passagem do tempo utilizada pela humanidade, esteve relacionada ao movimento dos corpos celestes em relação à Terra. Depois surgiu o “Relógio de Sol”, inventado pelos babilônios e egípcios. A Bíblia também já tratava desse assunto conforme o livro de Eclesiastes 3:1 onde afirma que “Tudo tem o seu tempo determinado, e há tempo para todo o propósito debaixo do céu”. Assim, podemos concordar que desde a antiguidade, essa preocupação com a cronologia, nos acompanha até o presente, considerando que o dia tem 24 horas. O que fazer então, para atender as demandas surgidas nesse exíguo espaço temporal que temos para nossa vida diária? A primeira atitude é organizar sua mesa de trabalho definindo prioridades.
É necessário foco, disciplina, capacidade de adaptação e métodos simples de controle das atividades, tais como:
- Fazer uma lista do que precisa ser realizado e depois priorizar em ordem decrescente.
- Minimizar distrações e focar durante a execução de cada tarefa.
- Planejar as atividades diárias, semanais e mensais, para evitar imprevistos, escolhendo o seu melhor momento, horário e o tempo que cada uma necessita.
- Definir limites, distribuindo seu tempo e energia entre a vida profissional e pessoal (família, vida social, espiritual, saúde, alimentação e descanso).
- Executar as tarefas do dia a dia, agrupando-as quando estiverem interrelacionadas, inserindo pequenas pausas entre elas.
- Priorizar tarefas metas e objetivos, com prazos realistas.
- Verificar a cada dia o que foi realizado, e atualizar o planejado para o dia seguinte.
- Utilizar tecnologias e técnicas administrativas; a exemplo da agenda on-line que existe no celular; da regra 80/20 que consiste em priorizar as tarefas que ocupam 80% do seu tempo; elaborar planilha contendo “O que, Quem, Onde, Quando, Como e Por quê fazer”, para solução de problemas, planejamento e tomada de decisões.
- Planejar uma reunião, definindo claramente o objetivo, data, local, assunto, participantes, horário de início e término. Durante a reunião, decidir quem fará a ata, manter as discussões focadas no objetivo e evitar conversas paralelas que desviem do assunto pautado. Após a reunião distribuir a ata entre os participantes e monitorar o plano de ação feito na reunião.
- Prestar atenção em atividades que consomem desnecessariamente seu tempo (dar atenção em trabalhos menos importantes antes dos mais importantes e urgentes; excesso de registros repetitivos; reuniões desnecessárias; indecisões e protelações nas tomadas de decisões; dificuldade em saber a hora certa para dizer “não”).
Com um uso racional e controle mais efetivo do tempo, surgirão resultados benéficos, para qualidade de vida pessoal e profissional, a exemplo de maior disciplina, produtividade, confiança e pontualidade nos compromissos firmados, além de menor efeitos colaterais decorrentes de um estresse excessivo.
Essa pequena reflexão não retrata verdades absolutas; traz apenas algumas variáveis que podem ser consideradas no nosso dia a dia como forma de melhoria contínua, tratada aos influxos e perfil de cada leitor.
Acrizio Campos – DRT 2813/SE (acriziocampos@gmail.com). Advogado, Pós-Graduado em Direito Previdenciário, Direito Civil/Empresarial e Direito Constitucional Aplicado; Bacharel em Administração de Empresas com Especialização em Gestão da Qualidade e Gestão Empresarial; Jornalista e Consultor de Negócios (indústria, Comércio e Serviços).
